Nhân Viên Hành Chính Vận Hành

Mục tiêu công việc

Nhân viên Hành chính Vận hành chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động hành chính và vận hành hàng ngày nhằm đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra trơn tru và hiệu quả. Vị trí này tập trung vào các công việc liên quan đến mua sắm, xử lý thanh toán, phối hợp với nhà cung cấp và vận hành văn phòng nói chung, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục.

Nhiệm vụ và Trách nhiệm

1/ Mua sắm & Quản lý nhà cung cấp

Quản lý toàn bộ quy trình mua sắm, bao gồm tìm nguồn cung, so sánh báo giá và lựa chọn nhà cung cấp
Duy trì và cập nhật danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt
Phối hợp với các bộ phận nội bộ để nắm rõ nhu cầu mua sắm và tiến độ
Đảm bảo tối ưu chi phí và tuân thủ các chính sách của công ty

2/ Thanh toán & Phối hợp tài chính

Xử lý các đề nghị thanh toán, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ chứng từ
Phối hợp với phòng Tài chính để đảm bảo việc thanh toán hóa đơn được thực hiện đúng hạn
Theo dõi chi phí và lưu trữ hồ sơ chính xác phục vụ cho mục đích kiểm toán và báo cáo

3/ Vận hành hành chính

Giám sát hoạt động văn phòng hàng ngày nhằm đảm bảo quy trình làm việc thông suốt
Quản lý vật tư văn phòng, tài sản và hàng tồn kho
Hỗ trợ công tác hậu cần, tổ chức sự kiện và các hoạt động nội bộ
Quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu (bản cứng và bản mềm)

4/ Điều phối vận chuyển & xe đưa đón

Quản lý và điều phối hoạt động vận chuyển hàng ngày, bao gồm lập kế hoạch lộ trình, phân bổ học sinh/nhân viên và làm việc với nhà cung cấp/tài xế để đảm bảo chất lượng dịch vụ
Theo dõi an toàn, điểm danh và xử lý sự cố; đảm bảo phương tiện đáp ứng các yêu cầu pháp lý và được bảo trì, bảo dưỡng đầy đủ

5/ Tuân thủ & Cải tiến quy trình

Đảm bảo tất cả các quy trình hành chính và vận hành tuân thủ chính sách của công ty
Xác định các điểm cần cải tiến và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động

Trình độ & Kinh nghiệm

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Vận hành hoặc các lĩnh vực liên quan
Có tối thiểu 1–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính và vận hành
Có kinh nghiệm thực tế trong các quy trình mua sắm và thanh toán
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục

Kỹ năng

Kỹ năng tổ chức và quản lý đa nhiệm tốt
Chú ý đến chi tiết và đảm bảo độ chính xác trong xử lý hồ sơ, chứng từ
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt
Có khả năng làm việc độc lập và xử lý nhiều công việc cùng lúc
Thành thạo Microsoft Office (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint)
Có tinh thần trách nhiệm và tính chính trực cao
Tư duy giải quyết vấn đề và thái độ chủ động trong công việc

*Lưu ý: Chỉ những ứng viên phù hợp với tiêu chí tuyển dụng sẽ được liên hệ