Trợ lý Hiệu trưởng Chương trình MOET

Mục tiêu công việc 

• Trợ lý Hiệu trưởng phụ trách MOET là đầu mối liên hệ chính giữa Hiệu trưởng MOET với học sinh, nhân viên, phụ huynh và các bên liên quan. Vị trí này cung cấp hỗ trợ hành chính, điều phối và vận hành ở mức độ cao nhằm đảm bảo việc thực hiện hiệu quả các mục tiêu của nhà trường cũng như sự vận hành thông suốt của các hoạt động học thuật và hành chính.
• Đồng thời, vị trí này hỗ trợ Phòng Học vụ và đóng góp vào việc cải thiện quy trình nội bộ, tăng cường hiệu quả giao tiếp và nâng cao hiệu quả hoạt động chung của tổ chức.

Nhiệm vụ và Trách nhiệm: 

Nhiệm vụ chính

• Hỗ trợ trực tiếp Hiệu trưởng phụ trách MOET trong các công việc hành chính và vận hành, bao gồm phiên dịch, soạn thảo – xử lý văn bản và quản lý các công việc hằng ngày.
• Đóng vai trò cầu nối thông tin giữa các phòng ban nhằm đảm bảo sự phối hợp kịp thời và hiệu quả trong các dự án và công việc chung.
• Chủ động quản lý lịch làm việc của Hiệu trưởng MOET, bao gồm sắp xếp các cuộc họp, lịch hẹn và sự kiện của nhà trường.
• Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo định kỳ và hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ theo yêu cầu.
• Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh.
• Hỗ trợ rà soát, cập nhật các chính sách và quy trình của nhà trường.
• Thực hiện xử lý các PPR theo yêu cầu của Hiệu trưởng MOET.
• Hỗ trợ chuẩn bị và hoàn thiện báo cáo Hội đồng (Board Report) hằng tháng.
• Chủ trì và hỗ trợ triển khai các sáng kiến chiến lược nhằm thúc đẩy văn hóa SNA, nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của nhà trường.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng MOET.

Nhiệm vụ phụ:

• Ghi biên bản các cuộc họp điều hành và lãnh đạo.
• Soạn thảo và tổng hợp bản tin/ghi chú báo cáo hằng tuần (Weekly Briefing Notes).
• Điều phối việc biên soạn và phát hành bản tin cộng đồng.
• Quản lý việc sắp xếp lịch làm việc phức tạp và điều phối lịch, đảm bảo kiểm soát phù hợp luồng thông tin gửi đến SSP.
• Phụ trách quy trình đặt mua văn phòng phẩm và trang thiết bị.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.

Yêu cầu công việc

Trình độ học vấn & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp đại học (ưu tiên các ngành Giáo dục, Sư phạm, Khoa học Xã hội hoặc các ngành liên quan) hoặc có kinh nghiệm làm việc tương đương phù hợp.
• 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc lĩnh vực liên quan.

Kỹ năng & Năng lực

• Kỹ năng giao tiếp nói và viết xuất sắc bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt.
• Có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp tốt trong môi trường làm việc nhóm.
• Kỹ năng quản lý thời gian và kiểm soát áp lực công việc hiệu quả.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao và đáp ứng các thời hạn gấp.
• Kỹ năng tổ chức công việc tốt, có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định hiệu quả.
• Chủ động, có tinh thần tự giác cao và chú trọng đến chi tiết.
• Nhận thức rõ tầm quan trọng của tính bảo mật và tuân thủ đạo đức nghề nghiệp.
• Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Sẵn sàng trao đổi, hỏi rõ khi nhiệm vụ hoặc yêu cầu công việc chưa rõ ràng.

Điều kiện làm việc

• Giờ hành chính.
• Có thể cần làm thêm giờ và tăng ca trong các giai đoạn cao điểm, đặc biệt vào đầu năm học.
• Có thể phát sinh nhu cầu công tác theo mùa.

*Xin lưu ý rằng chỉ những ứng viên được chọn để xem xét thêm mới được liên hệ.